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  • OA办公-通用版

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行业概述


OA简称办公室自动化,主要是针对办公室人员的自动化办公系统,但是由于工作的相关性,就不同行业的OA系统有了不同的侧重点,另外近年来移动端的兴起,让OA系统有了很多外延,例如电力工程行业,工程项目大多在户外,外勤人员偏多,并且工程庞大、过程繁琐,对人员、设备、文书及流程的管控显得尤为复杂,都会遇到以下的常见困扰

1、工作安排不清晰,反馈不及时:在日常的办公过程中经常有一些诸如上级主管给下级人员布置的临时任务,由于没有及时的反馈而忘记追踪,甚至忘记执行,待问题出现后相互抱怨的事情时有发生。

2、如何开会:其实很多公司不清楚怎么开会,会议谁发起、谁主持、谁追踪、什么时候发会议材料、没有执行到位的情况如何在进行一次PDCA(计划、执行、检查、在行动)的循环。

3、外勤人员如何管理:抓的太松很多漏洞,抓的太急失去民心。

4、如何做员工培训:当外勤人员比较多的时候如何实现在线培训。

5、车辆如何管控:谁在用车、什么时候用的、车子什么的维修保养年检如何督查。

6、会议特别频繁的公司如果管控会议室,怎么做到在线预订?

7、人事档案如何实现在线管理、审批、异动:个人相关的资质文件如何实现在线全面登记。

8、文件制度如果做到实施更新并重新发布。

9、资产设备如果实现即时盘点并数据在线通报。

10、如何和客户系统、财务系统及其他系统对接。

系统功能图


深蓝易网科技OA智能办公系统在设计时候就充分考虑了人员的入职、培训、登记、异动、审批,设备的登记、试用等等,还结合移动APP及微信二次开发将诸如外勤人员打卡等难以管控的部分都有效的管控起来了。细节设计周全、流畅,很好体现了提升效率的OA初衷。

OA智能办公系统功能图

OA智能办公系统功能图

 

解决方案


1、所有的任务和所需做的工作通过短信、站内信息、移动端的方式推送给相关人员,确保信息的准确送达!

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2、所有工作安排、待办事宜及工作计划平台式展现。

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3、个人出勤实时在线查询,确保员工有充分知情权,避免信息不对称造成的员工误解。

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4、所有申请在线处理,减少中间环节提高效率。

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5、文件按照权限及职位实现在线查询,避免丢失或者混乱。

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6、对进入的人员、车辆进行全面管理。

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7、如何开会是考量一家公司管理能力的标尺。大公司不用说,有专业的团队,但是对于中小规模的公司来讲,真正把会开好的还是不多。那么如何开好一个会议呢?需要把握一下细节:

(1)发布会议通知。谁参与,谁是直接相关方、谁是相关单位需要旁听,谁主持(控制会议进度及控制时间),谁导言(相关参与部门的发言人),谁主席(控制会场秩序),会议的时间及事项安排都需要在会议通知里面体现。

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(2)发放会议材料:会议相关材料一定需要提前发放,需要讨论的问题需要提前讨论,特别是跨部门会议,主会议现场是直接表决形成决议的。不能在现场发放材料、学习材料,这样因为对开会讨论的事情没有充分的思考,让很多会议变成茶话会。

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(3)预订会议室

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(4)会议室布置。根据会议的种类和类型需要设定好主席、导言人、主持人及直接参会人员的位置,并且同时考虑了旁听人员的情况,设置一些临时位置。如召开一个生产大会,财务人员想了解最新的供应商政策会不会影响供应商结算方式,他可以选择在【14:00-15:00供应商政策调整】这个环节进来旁听,听完后。其他版块无关财务人员又可以选择离场。这样旁听人员的座次相对要外围及方便进出。


(5)按照预定议题开会。开会时间的把握最难,往往和预定的时间环节不相符合。如会议议程里面规定上午9:00-10:00是仓库做报告,汇报最新的条码管控对提高库存精度的影响,结果稍不留神主管讲了2个小时,议题早超出了预定的范围,都讲到采购的不合理上面去了。或者上一个环节没有控制好时间,多讲了40分钟,下面一个议题只有10分钟,这样的事情在实际开会过程中都会遇到,那就需要主持人很好的控制住时间节点,对于在规定时间没有能完成的部分,不好意思,先打住,下一个议题按时展开,会议开会了,没有讨论完的模块继续。


(6)会议决议及会议报告的编写。开会一定要有决议,我们的结论是什么吗,讨论问题的目的是为了达成一致结论的,对于既定的结论一定要及时的整理出来编写成文案。

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(7)制定会议决议行动方案。决议有了,谁去执行,什么时间完成,怎么去执行?都需要有一个详细的行动方案。


(8)检查会议解决行动方案的效果。行动方案有没有百分百执行?需要一个检查环节。

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(9)对没有达成的目标制定整改方案及追踪循环。总有部分行动方案在执行的时候会出现偏差,需要一个PDCA循环,修正偏差的部分。


(10)会议决议全部达成后编写会议总结报告,作为存档和汇报给管理层或者董事会。 我们有时候很多会议议而不决、决而不果就是上面十个环节出了问题。针对会议的复杂性,本OA系统集成了每一个环节,按照这个流程开下来,会议就成功了!


8、物品在线登记、领用、归还,减少浪费。

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9、人员的档案、社保、招聘、培训、文书、证件、考勤全覆盖。将人力资源部分的工作量最简化,提高效率和减少误差。再加上定制化的绩效、工资可以实现人事管理全面信息化。

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10、系统设置简单明确,人员离职后权限自动锁定,保证公司资料不外泄。

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产品优势


1、全面性:以人员管理及围绕人员展开的相关事项,如审批、会议、通知、公告等涉及到能提高工作效率的部分全部涵盖。

2、多样性:以PC为主结合移动APP、微信二次开发等多种手段,实现全网覆盖,移动办公,高效时尚。

3、专业性:从管理角度出发,以解决实际问题为主导,将很多事件模块化、流程化。如会议管理、招聘管理、培训管理等。

4、实时性:基于Web模式,让信息流在线传递,消除时间和空间的影响,让距离不再影响办公效率。

5、延展性:框架式的底层架构设计,预留出多个接口单位,可以对接不同的系统及系统自身的拓展,实现无缝对接。

6、安全性:多云服务器分布式加密存储模式,再加上交叉备份,让您的数据固若金汤,牢不可破。

7、数据化:从流程、工作内容等方面都以数据为依据,管理从定性化转化为数据化,对人员的考核公开、透明、公平、公正,有利于优秀人才的选拔和团队的建设。

8、明确化:流程清晰明确,事情哪里出了问题,谁出了问题,出了什么问题一目了然。减少争议,让精力都集中在解决问题上面。工作职责明确,定岗定责,权利、责任、义务清晰明确。

9、模块化:不同的岗位,不同的部门,模块化设计方案,对于不同的客户可以实施不同的方案模块,让系统的落地时效性加强。

10、时尚化:对于越来越时尚的生活而言,办公系统的时尚性也是一个重要指标,对于越来越年轻的办公族来讲,系统好不好用成为一个最基础的考量,简单时尚才能更好的符合电子软硬件的消费口味。

拥有一套系统或仅是尝试一套新的管理方法
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